Ley 1581 de 2012 · Cumplimiento de privacidad y habeas data
Política de Tratamiento de Datos Personales
Este documento describe las políticas, plazos, finalidades y medidas técnicas con las que BIT512 Soluciones TI S.A.S. lleva a cabo la recolección, administración, almacenamiento y custodia de la información personal gestionada en la plataforma Nexus.
Responsable del tratamiento
BIT512 Soluciones TI S.A.S., sociedad identificada con NIT 900.976.953-7, con domicilio en Bogotá D.C., Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales gestionados en la plataforma Nexus.
Canal institucional de atención
administracion@bit512.com.co
Marco legal
La presente política se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas concordantes sobre protección de datos personales en Colombia.
Finalidad del tratamiento
Los datos recopilados a través de la plataforma Nexus se utilizan para las siguientes finalidades:
- • Gestión de la relación laboral y contractual con empleados y contratistas.
- • Administración de nómina, seguridad social (EPS, ARL, AFP) y prestaciones.
- • Control de acceso y seguridad de la plataforma.
- • Gestión de proyectos, asignación de equipos y registro de horas.
- • Gestión comercial con clientes y proveedores.
- • Operación del portal de clientes para tickets de soporte (incidencias, solicitudes, cambios y PQR de habeas data).
- • Envío de encuestas de satisfacción y notificaciones contractuales a los contactos autorizados del cliente.
- • Cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias.
- • Auditoría interna y cumplimiento de normas ISO 9001, ISO/IEC 27001 y Ley 1581.
Datos recopilados
El tratamiento de datos personales se clasifica en las siguientes categorías:
| Categoría de datos | Campos tratados |
|---|---|
| Identificación | Nombre y apellidos, tipo y número de documento, dirección, ciudad, teléfono, correo electrónico y fecha de nacimiento. |
| Laborales | Cargo y área, fecha de ingreso, tipo de contrato y componentes salariales. |
| Sensibles (empleados) | Afiliaciones a seguridad social (EPS, ARL, AFP), incapacidades y diagnósticos médicos exigidos por ley. |
| Contactos de cliente (portal) | Nombre del contacto, correo corporativo, usuario técnico (c-NIT), metadatos de acceso (IP, último login, intentos fallidos) y contenido de los tickets reportados. |
Nota: los datos sensibles se recopilan exclusivamente para el cumplimiento de obligaciones legales en materia de seguridad social y SG-SST. Los metadatos de acceso al portal se usan únicamente con fines de seguridad de la información (ISO 27001 A.8.15).
Derechos del titular
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:
Conocer
Acceder a sus datos personales en cualquier momento.
Actualizar
Rectificar datos inexactos o incompletos.
Suprimir
Solicitar la eliminación cuando no exista obligación legal o contractual.
Revocar
Dejar sin efecto la autorización otorgada para el tratamiento.
Portabilidad
Solicitar copia de sus datos en formato electrónico.
Consultar
Conocer el uso dado a sus datos personales.
Medidas de seguridad
BIT512 implementa medidas administrativas, técnicas y físicas para proteger los datos frente a pérdida, acceso no autorizado o alteración:
Conservación de datos
Los plazos de conservación varían según la categoría de datos y las obligaciones legales aplicables (Art. 11, Decreto 1377):
Empleados y contratistas
Vigencia laboral + mínimo 10 años
Por legislación laboral colombiana y la Ley 594 de 2000 de archivo.
Contactos del portal
Hasta 18 meses tras la última actividad
O tras la finalización del contrato, lo que ocurra primero; luego se desactiva la cuenta (soft-delete) y se purga.
Tickets y PQR de habeas data
Según obligación contractual
Retención acorde a las obligaciones con el cliente y a la auditoría de calidad ISO 9001.
Logs de auditoría y acceso
Según norma aplicable
Conforme a lo requerido por ISO 27001 y la legislación sectorial.
La supresión puede solicitarse cuando no exista obligación legal o contractual de conservar los datos (Art. 16, Ley 1581). Las consultas se atienden en 10 días hábiles y los reclamos en 15 días hábiles (Arts. 14-15), prorrogables por 8 días hábiles con justificación.
Transferencia y transmisión internacional
BIT512 procesa y almacena los datos personales en la infraestructura de Amazon Web Services, Inc. (AWS) ubicada en los Estados Unidos (región us-east-1), bajo el modelo de tratamiento por encargado regulado por el Decreto 1377 (Art. 25).
Dicho tratamiento se ampara en un Acuerdo de Protección de Datos (DPA) vigente. AWS cuenta con las siguientes certificaciones internacionales:
Los datos se transmiten cifrados (TLS 1.2 o superior) y se almacenan cifrados en reposo. Al autorizar el tratamiento, el titular acepta esta transmisión internacional a una jurisdicción que, aunque no ha sido declarada formalmente de “nivel adecuado” por la SIC, cuenta con garantías contractuales equivalentes mediante el encargo a AWS.
Contacto y ejercicio de derechos
Para ejercer tus derechos como titular (Art. 8 de la Ley 1581) puedes escribir al correo institucional. Los usuarios del portal de clientes también pueden ejercerlos desde la sección “Mis datos y derechos” del portal. Las consultas se atienden en 10 días hábiles y los reclamos en 15 días hábiles (Arts. 14-15).
Solicitudes de habeas data
Escríbenos al canal institucional y el equipo de cumplimiento dará trámite a tu solicitud.